一所高校纵然有许多学识渊博、造诣精深的学者和先进的仪器设备,若没有高效优质的管理队伍加以组织、协调和服务,也难以出高水平的人才、成果。有学者认为,管理是一种经济资源,“科学、技术、管理”是现代文明社会的三鼎足,因此,管理工作也是不可忽视的重要一环,探索行政管理高效率无疑意义深远。 一、正确认清影响行政管理效率的诸因素 1.外部因素。一是行政管理机构的设置和职能配置需要完善;二是行政管理队伍中学历层次、知识结构、人员素质差异较大,经专业培训的不多;三是对管理工作缺乏客观公正的评介机制,工作得不到合理的承认,队伍稳定性不够;四是环境影响。有的处在理想的环境下,工作热情和效率得到激发和提高,但有的小有所获便沾沾自喜,忘乎所以;也有的一遇挫折就忧郁烦闷、信念滑坡,有的在困难面前一筹莫展,怨天怨人。 2.内部因素。管理者自身素质问题:一是创新能力不够。二是综合素质不高,对工作缺乏明确的认识、整体的构思、辩证地协调;导致管理高耗低效。 二、认真履行管理职责是构建高效率行政管理队伍的重要环节 1.正确使用权力是首要。高校内部的任何行政管理岗位,都被赋予不同程度的职权,这种权力只是管理活动中的工具,是为实现组织目标而服务的一种责任,而不是个人谋取私利的财富。因此,工作中不可滥用权力、不可炫耀权力,需意识到使用权力的目的是为了建立管理中所期望的行为模式,实现提高办学效率的共同目的,“认真履行职责、正确使用权力”才是首要。 2.实行战略管理是前提。战略性管理,包括宏观管理的风险性因素分析,近期和远期工作目标的确定,科学规划和决策;微观管理的制定计划、下达任务,各种人力资源的配置和财力资源的分配等,更需要不同层次的管理者对组织资源进行有效的配置、整合、决策。因此,努力增强战略性管理意识是提高行政效率的前提。 3.认真组织协调是重点。在高校行政管理中,管理者必须寻找特殊手段或行为控制或者降低不确定因素的危害性,为使实际结果与预期目标相一致,出成果、出人才、出产品,需要管理者按照确定的目标、计划、任务,合理地组织,有效的协调,有条不紊的实施,才能使高效率的行政管理作用凸现。 4.强化检查督促是手段。管理者需要不断跟踪、检查、督促、评估所实施的计划和部署,进行资源的有效整合,减少风险,朝着既定目标发展并实现预想的成果和业绩。因此,尽可能量化各项指标,随时掌握工作动态,及时修正存在的问题是强化管理规范化、科学化、高效率的重要手段。 5.高效优质服务是目的。高校内各级管理组织和管理主体不仅要为出人才、出成果、出效益创造良好的工作和学习环境,也要为教学、科研、开发等提供有利的工作条件,通过实际服务工作为师生员工排忧解难。因此,如何为各项工作提供高效优质的服务,是行政管理综合职能的最终目的。 三、强化个体素质是构建高效率行政管理队伍的关键 1.重视能力结构的培养。因循守旧,没有自己的思想;胸无全局,穷于应付,没有自己的主意;不思进取、安于现状,没有自己的办法。这就要求行政管理者重视自身能力结构的提高,一是转化能力,善于将创意转化具体的工作方案,通过归纳与演绎、分析与综合、移植与改造、重组和探讨新的管理措施和最佳服务途径;二是应变能力,要求在动态的管理中审势度势,产生有效应对的创意和策略,做到人无我有、人有我优;三是协调能力,增强发现和解决问题的能力,积极寻求办法去解决困难和化解矛盾。 2.强化责任感和使命感。任何一个管理者如果没有改变现有组织面貌的迫切愿望,没有促使自己所管领域取得更大业绩的使命感,就不可能有很强的责任心。因此,无论职务高低都要时刻不忘责任,把管理岗位作为事业的立足点,真正“为管一任,造福一方”,树立爱岗敬业的精神,将本职工作与学校的发展溶为一体,办事的出发点和落脚点都要从整体利益考虑,甘为教育事业做“嫁衣”。 3.增强效率和服务意识。首先要加强服务管理意识,掌握不同时期的工作要点,知大局、识大体,掌握现代管理手段,“轻重有序、务实高效、优质服务”,加强全程服务意识,强化服务的连续性的协调性,注重工作条理性,减少服务盲目性;二是要提高行政管理效率,树立“管理效率就是全局效益”的观念,时刻将“勤奋为本、效率第一”作为座右铭,促使管理效率和服务质量的有效结合。 4.赋予自我新的奋斗目标。行政管理者要赋予自己新的奋斗目标,随时充电,更新知识,使知识成为T形结构,一专多能。许多事例说明,再学习的能力决定管理能力的强弱、水平的高低,也是具备终生就业的能力和成功的起点。 四、重视群体管理是构建高效率行政管理队伍的重要保障 1.注重机构设置和制度建设。首先改善结构性因素,以高校总体目标为依据,遵循“精简、统一、效能”的原则,合理设置和调整内在机构,明确管理决策和职责;二是合理补充相关人才,使队伍知识专业化,采取试用或聘用的方法,考核筛选,实现人员再次分流,把好队伍建设关;三是建立公正的评价制度,优化管理制度。 2.构建良好的心智模式。首先应引导管理者树立“自信、勇敢、挑战、高效”时代观念,对工作充满信心,强化竞争和拼博意识,敢于面对常人无法忍受的困境,理性面对成功和失败;二是随时适应社会变化,要有紧迫感和危机感,受挫时不抱怨、不灰心,养成稳定的性格,坚韧不拨的毅力,提高自身对各种环境的心理承受力;三正确理解苦与乐、得与失,少索取、多奉献,培养高尚的情操,保持开拓进取的良好精神状态。这些需求来自对事业的强烈责任感,来自不计较个人名利的优秀品格,来自为行业服务的信念,来自健康的心理素质。 3.完善智力投资新机制。据调查,一个人一生的知识只有10%是从学校教育获得,90%的知识是在实践和专业学习中获得。在校学习(一次性教育)即使一时光彩逼人,若不继续努力,终究会“江郎才尽”。因此,有必要建立投资新机制,一是立足对现职人员进行有计划地培训或举办不定期的专题讲座等,系统学习,开拓思路;二是鼓励自学或函授学习,改善知识结构,提高管理效率;三是组织参观考察;四是在职读研,强化群体智商的自我超越,达到效率速增、服务超值的目标。 4.倡导“团队”精神。一个成功的组织管理者,有30%来自于天赋、地位和权限,其余的70%则是由组织成员的支持程度所构成。因此,要大力倡导团队精神和“军团”作风,促使行政管理者自觉树立管理服务一盘棋的思想,同心同德同步,以保证体制的协调运行和最佳整体功能的实现。 5.提高管理群体创新能力。没有创新的思想是因循守旧,没有思想的“创新”是异想天开。创新能力表现为管理者善于敏锐地观察事物缺陷,提出大胆新颖的推测、设想和创意,继而论证、付诸实施。因此,要强调管理群体共同创新,一是思维创新,二是方法创新。要缩短管理和被管理者之间的心理和情感的距离,或以最小的资源投入,创造尽可能多的价值;同时,运用集体的智慧,综合以往的经验,创造性地在机构和体制、经营思想、管理模式上进行更新;在激烈竞争中,管理群体必须具备永不衰退的创新能力和积极向上的创新精神。 构建高效率的行政管理队伍是一项综合和复杂的工程,不仅是理论问题,也是实践问题,要求行政管理者把学与用、知与行结合起来,着眼于创新和发展,着眼于自身素质的提高。 参考资料 [1]汪培栋.中国高校改革与发展.新华出版社.1999. [2]芮明杰.管理学.上海人民出版社.1999. [3][英]GerryJohnsonKevanScholes.公司战略教程.华夏出版社.1998.
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